Sist revidert mars 2012
§ 1 Navn
Klubbens navn er Tromsø fotoklubb. Klubben har sete i Tromsø.
§ 2 Formål
Tromsø fotoklubb er en politisk og religiøst uavhengig klubb som har til formål å fremme interessen for fotografi som uttrykksmåte og kunstform i Tromsø. Dette søkes ivaretatt gjennom utstillinger, møter, fotoverksteder, fotokonkurranser, prosjekter og andre aktiviteter som faller naturlig for klubben.
§ 3 Medlemskap
Alle kan bli medlemmer. Ved innmelding skal nye medlemmer betale den til enhver tid gjeldende kontingent. Klubbens kontingent blir fastsatt av årsmøtet. Medlemmer som ikke har betalt kontingent for et medlemsår betraktes som utmeldt. Nye medlemmer får utlevert klubbens vedtekter.
§ 4 Årsmøtet
Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet. Styret har plikt til å kalle sammen til årsmøte hvert år innen utgangen av mars måned. Årsmøtet skal innkalles med minst syv dagers varsel. Med innkallingen skal det følge saksliste for årsmøtet samt årsberetning og regnskap. Årsmøtet skal velge egen ordstyrer. Kun medlemmer som har betalt kontingent innen utgangen av februar har stemmerett på årsmøtet.
Årsmøtet avgjør alle saker med vanlig flertall dersom ikke annet er bestemt. Endringer av klubbens vedtekter krever 2/3 flertall på årsmøtet.
§ 4.1 Saksliste for årsmøtet
Det ordinære årsmøtet skal behandle:
- Beretning om klubbens virke siden forrige årsmøte
- Revidert regnskap for klubben samt budsjett for kommende år
- Saker som er meldt til årsmøtet
- Valg
Skal et medlem kunne kreve at en sak tas opp på årsmøtet må saken være meldt til styret innen utgangen av februar.
§ 4.1.1 Valg av styret
Styret velges for 2 år av gangen. Valg av styremedlemmer skal skje enkeltvis etter avstemning, skriftlig hvis det kreves. For å bli valgt til styret kreves vanlig flertall. Avgjør ikke første gangs avstemning skal årsmøtet foreta bundet valg mellom de to kandidater som har fått likt antall stemmer.
§ 4.1.2 Revisor
Årsmøtet velger revisor for klubbens regnskaper.
§ 4.1.3 Valgkomité
Årsmøtet skal velge en valgkomité som skal fremlegge forslag på styre og revisor til neste årsmøte. Valgkomiteen består av 3 personer og velges for 2 år av gangen slik at 1 er på valg ett år og 2 er på valg påfølgende år.
§ 4.2 Ekstraordinært årsmøte
Det kan sammenkalles til ekstraordinært årsmøte når styret eller minst en tredjedel av medlemmene krever dette. Ekstraordinært årsmøte skal sammenkalles av styret med syv dagers varsel.
§ 5 Medlemsmøter
Medlemsmøter skal holdes så ofte som årsmøtet gjør vedtak om dette, men minst fire ganger pr. halvår. Styret bestemmer dagsorden for medlemsmøtene og bekjentgjør denne før møtet. Medlemmer som ønsker å få tatt opp enkeltsaker på medlemsmøter gir beskjed til styret på forhånd. Innkomne forslag føres opp på sakslisten.
§ 6 Styret
Styret er klubbens høyeste myndighet mellom hvert årsmøte. Styret skal lede klubben i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover. Styret skal bestå av 8 medlemmer:
1 leder
7 styremedlemmer som ivaretar følgende funksjoner:
- Sekretær
- Kasserer
- Materialforvalter
- Konkurranseansvarlig
- Mørkeromsansvarlig
- Kalenderansvarlig
- Programansvarlig
- Kursansvarlig
- Utstillingsansvarlig
- Webansvarlig
Medlemmene velges for to år, slik at fire medlemmer er på valg hvert år. Styret konstituerer seg selv. Styret skal kollektivt lede klubben. Ved styremøter skal alle medlemmer av styret innkalles.
§ 6.1 Styrets plikter
Styret skal foreta den daglige driften av klubben og klubbens møter. Sekretæren skal føre møteprotokoll på alle møter og besørge klubbens korrespondanse i samråd med styret. Referat fra styre- og medlemsmøter skal være tilgjengelig for medlemmene.
Kasserer skal føre klubbens regnskap og kreve inn kontingent. Styret skal påse at klubbens utgifter blir holdt innenfor rammene av det vedtatte budsjett. Regnskapsåret er fra 1. januar til 31. desember.
Styret har fullmakt til å oppnevne utvalg til spesielle oppdrag eller funksjoner. Styret skal gi retningslinjer for de utvalg som oppnevnes. Styret skal føre protokoll med klubbens økonomi og kan til enhver tid kreve fremlagt klubbens eller de enkelte utvalgs regnskaper.
§ 7 Suspensjon av medlemmer
Dersom et medlem opptrer til skade for Tromsø fotoklubb og dens virksomhet kan medlemmet etter vedtak av ordinært eller ekstraordinært årsmøte suspenderes i inntil ett år, eller ved gjentatte eller særlig grove tilfeller ekskluderes. Skriftlig meddelelse skal tilsendes medlemmet umiddelbart. Eventuell skriftlig begrunnet anke skal foreligge styret innen en måned
§ 8 Klubbens oppløsning
Klubbens oppløsning krever enstemmig vedtak på årsmøtet. Alle tilstedeværende med stemmerett må stemme ved forslag om oppløsning. Når vedtak om oppløsning er fattet, bestemmer årsmøtet med vanlig flertall hva som skal gjøres med klubbens midler.